거래처 주문 접수 → ERP 등록

거래처가 카카오톡·전화로 보내는 주문을 사람이 ERP에 옮겨 적는 일을 없앱니다. 거래처는 링크 하나로 대화하듯 주문을 넣고, AI 직원이 빠진 정보를 되물어 확인한 뒤, ERP에 주문서로 등록합니다.

무엇이 결과인가요

거래처에 보낼 주문 링크가 하나 생깁니다. 거래처는 UpServe 가입 없이 링크만 열면 됩니다.
거래처가 “백세미 10kg 3박스, 내일 도착으로요”처럼 자유롭게 적으면, 직원이 품목·수량·납기를 확인하고 접수합니다.
접수된 주문은 주문 원장에 쌓이고, 정해진 주기마다 ERP/CRM에 주문서(슬립)로 등록됩니다.
사람이 옮겨 적는 단계가 없습니다.

어떤 ERP/CRM이든 됩니다

이 구조는 특정 제품에 묶여 있지 않습니다. 등록 담당 직원이 여러분이 지금 쓰는 ERP/CRM을 부르는 방법은 셋입니다.

연결 방법	언제 쓰나요	준비물
전용 스킬	UpServe가 미리 검증해 둔 연동이 있을 때(현재는 이카운트 ERP)	계정과 인증키
API 직접 호출	ERP/CRM이 REST API를 제공할 때(대부분 여기 해당합니다)	API 문서 주소와 키. ERP/CRM 직접 연결 스킬이 직원에게 연결을 만드는 절차를 알려줍니다
화면 자동화	API가 없거나 열어주지 않을 때	로그인 계정. 직원이 브라우저로 직접 입력합니다

연결한 뒤에는 처음에 조회만 하고, 첫 등록은 한 건만 올려 결과를 확인받은 다음 나머지를 진행합니다. 테스트 환경이 없는 제품에서도 같은 방식으로 지켜집니다.

어느 방법이든 아래 1~6단계의 뼈대는 같습니다. 달라지는 건 2단계(연결)뿐이고, 직원에게 말하는 문장만 바뀝니다. 예를 들어 우리 CRM API 문서야. 여기로 주문 등록하는 법 맞춰줘처럼 적으면 됩니다.

아래 절차는 전용 스킬이 있는 이카운트 ERP를 예로 든 전체 과정입니다. 다른 ERP/CRM을 쓰신다면 “이카운트”를 쓰시는 제품 이름으로 바꿔 읽으세요.

준비물

ERP/CRM 계정: 연동을 열 권한이 있는 계정이 필요합니다. 이카운트라면 API 인증키를 발급할 수 있는 마스터 ID여야 하고, 발급 화면은 ERP 소유자만 열 수 있습니다.
동시에 일하는 UpServe AI 직원 2명: 직원 수에는 제한이 없으므로 무료 요금제에서도 그대로 됩니다(쓰는 만큼 SU만 줄어듭니다).

구조: 왜 직원이 둘인가요

이 레시피는 직원 두 명이 역할을 나눠 동작합니다. 하나로 합칠 수 없는 이유가 있습니다.


 [거래처]                    [접수 담당]                  [ERP 담당]
 링크로 대화  ──주문──▶   외부 공개된 직원      ──▶   내 계정의 직원
 가입 불필요               ERP 연결 정보 없음           이카운트 키 보관
                          주문만 접수                   주문 원장 관리
                                                        ERP에 주문서 등록

접수 담당은 외부에 공개되는 직원입니다. 거래처가 직접 대화하므로 ERP 연결 정보를 절대 갖지 않습니다.
ERP 담당은 내 계정 안에서만 도는 직원입니다. 이카운트 인증키를 보관하고 실제 등록을 수행합니다.

UpServe는 저장된 연결 정보를 직원 본인의 대화에서만 풀어줍니다. 외부 공개본 세션에서는 연결 정보가 해석되지 않으므로, 접수 담당이 ERP를 직접 부르는 구성은 애초에 동작하지 않습니다. 이 분리는 선택이 아니라 안전 장치입니다.

1단계: ERP 담당 직원 채용하기

좌측 사이드바 상단의 + → 직원 채용 으로 새 직원을 들입니다. 확인 창에서 확인을 누르면 바로 출근하고, 역할은 그 직원이 먼저 물어봅니다. 그때 “이카운트 ERP에 주문서를 등록하고 재고를 관리해 줘”처럼 한 줄로 답하면 됩니다.
채용한 직원의 설정 탭 → 스킬 선택기에서 아래 세 가지를 켭니다.

스킬	하는 일
Ecount ERP Integration	이카운트 OpenAPI 호출: 주문서 등록, 재고 조회, 거래처·상품 등록
Agent DB	주문·상품·거래처 원장을 직원 안에 보관
웹앱 발행	접수 담당이 주문을 넣을 주문 API를 발행

2단계: ERP/CRM 연결은 직원에게 맡기기

채팅에 이렇게만 적습니다.


이카운트 연결 절차를 시작해줘.

직원이 순서대로 안내합니다. 직접 API 문서를 읽을 필요는 없습니다.

다른 ERP/CRM이라면 이 한 줄만 바꾸면 됩니다. 우리 CRM API 문서야: <주소>. 주문 등록하는 법을 맞춰줘처럼 적으면 직원이 문서를 읽고 호출을 맞춘 뒤, 키는 보안 입력창으로 받습니다. 아래 1~6번은 이카운트 기준 예시입니다.

테스트 인증키 발급: 이카운트에 로그인해 Self-Customizing > 정보관리 > API인증키발급에서 발급합니다. 테스트 키는 2주간 유효하며 3회까지 갱신됩니다.
IP 등록: 같은 화면의 [IP등록]에 UpServe가 나가는 IP를 등록합니다. 직원이 자기 IP를 직접 조회해 알려주므로 사용자가 찾을 필요는 없습니다. 등록되지 않은 IP는 이카운트가 거부합니다(오류 205).
웹자료올리기 항목 추가: 주문서입력·판매입력 메뉴에서 API가 보낼 항목을 미리 추가해야 합니다. 여기에 없는 항목은 오류 없이 조용히 무시되므로, 직원이 테스트 서버 검증 중에 빠진 항목을 찾아 알려줍니다.
연결 정보 입력: 회사코드·사용자ID·인증키는 보안 입력창으로 받습니다. 채팅에 평문으로 적지 마세요. 직원이 보안 입력 카드를 띄웁니다.
첫 호출 승인: 저장된 연결 정보로 이카운트를 처음 부를 때 승인 카드가 한 번 뜹니다. 사용자가 자리에 있을 때 진행하세요. 한 번 승인하면 이후 자동 실행에서도 같은 곳은 다시 묻지 않습니다.
테스트 서버 검증 → 운영 키 전환: 이카운트는 테스트 서버에서 전 API를 한 번씩 성공해야 운영 키를 내줍니다. 검증이 끝나면 운영 키(1년, 마스터 ID 전용)를 발급받아 다시 보안 입력으로 교체합니다.

3단계: 상품·거래처 마스터 맞추기


상품 목록이랑 거래처 목록을 이카운트에서 가져와서 원장에 정리해줘.

거래처가 부르는 이름(“백세미 10kg”)과 이카운트 품목코드를 연결해 두는 단계입니다. 이게 되어 있어야 자유로운 문장으로 들어온 주문을 정확한 품목으로 잡습니다.

이때 안전 재고 버퍼를 함께 정합니다. 같은 상품을 스마트스토어·오픈마켓·방문 판매 등 다른 경로로도 팔고 있다면, 그만큼을 빼고 보여주도록 품목별 버퍼를 정해 두세요.

⚠️ 재고 숫자는 참고값입니다. 이카운트에는 변경 알림(웹훅)이 없어서 직원은 주기적으로 읽어올 수밖에 없습니다. 다른 경로에서 팔린 재고는 다음 조회 전까지 반영되지 않습니다. 그래서 접수는 “확인했습니다”이지 “재고를 확보했습니다”가 아닙니다. 실제 재고는 판매 확정 직전에 다시 조회해 판단합니다.

4단계: 주문 API 발행하기


주문 API를 발행해줘.

웹앱 발행 스킬이 주문을 받는 작은 API를 만들어 띄웁니다. 접수 담당이 여기로 주문을 넣게 됩니다. 발행은 되돌리기 어려운 작업이라 승인 카드가 한 번 뜹니다.

5단계: 접수 담당 직원 채용하고 링크 발급

새 직원을 한 명 더 채용합니다. “거래처 주문을 받아 정리하는 접수 담당”이면 충분합니다. 이카운트 스킬은 켜지 않습니다.
4단계에서 받은 주문 API 주소를 알려주고, 주문을 받으면 그리로 넘기도록 지시합니다.
직원 화면에서 외부 공개로 공개본을 만들고 링크를 발급합니다. 공개 전 검수 도우미가 내보내면 안 될 내용이 있는지 먼저 확인해 줍니다.
링크를 거래처에 전달합니다.

공개 링크의 사용 비용은 소유자(나)의 SU에서 나갑니다. 링크마다 세션당·일일 SU 상한을 걸어둘 수 있으니, 거래처에 뿌리기 전에 상한을 먼저 설정하세요. 자세한 내용은 AI 직원 외부에 공개하기에 있습니다.

6단계: 등록 예약 실행 걸기

ERP 담당 직원에게 말합니다.


30분마다 접수된 주문을 이카운트에 등록하고, 등록된 슬립 번호를 원장에 적어줘.

직원이 자기 예약 실행을 등록합니다. 승인 카드가 뜨면 한 번 눌러주면 됩니다.

운영하면서 보게 될 것들

정보가 빠진 주문: 접수 담당이 되묻습니다. 거래처가 답하지 않으면 그 주문은 보류로 남습니다.
재고가 모자란 주문: 등록 직전 조회에서 부족이 확인되면 오류가 아니라 재고 대기 상태로 넘어가고, 사장님에게 알림이 갑니다.
처음 보는 거래처·상품: 이카운트에 없는 항목은 사용자 확인을 받은 뒤에 등록합니다.

다음 단계

AI 직원 외부에 공개하기: 링크 발급, SU 상한, 공개본 업데이트
서비스 연결: 저장된 키가 어떻게 보호되는지
예약 접수 → 캘린더 등록: 전용 연동이 없는 채널을 다루는 방법

고급 (Advanced)

아래 내용은 처음 만들 때는 필요하지 않습니다. 운영 중 문제가 생겼거나 구조를 더 이해하고 싶을 때 참고하세요.

재고 진실 모델

이카운트가 원본이고, 직원의 원장은 캐시입니다. 이 전제에서 나오는 규칙이 셋입니다.

표시 재고 = ERP 잔량 − 안전 버퍼이며, 항상 “언제 기준”인지가 함께 붙습니다.
주문 접수는 재고 약속이 아닙니다. 접수 시점 재고로 판매를 확정하지 않습니다.
믿을 수 있는 재고 확인은 판매 확정 직전의 조회 한 번뿐입니다. 재고를 실제로 차감하는 것도 이 시점입니다.

빠르게 팔리는 품목일수록 버퍼를 넉넉히 잡으세요. 버퍼는 조회 주기 사이에 다른 경로에서 빠져나간 재고를 흡수하는 완충재입니다.

연결 정보가 공개본에서 풀리지 않는 이유

저장된 키의 참조는 그 직원 본인의 기본 대화에서만 실제 값으로 바뀝니다. 외부 공개본 세션과 하위 작업 범위에서는 해석되지 않습니다. 외부인이 대화하는 직원에게 ERP 키를 쥐여주면 안 되기 때문입니다. 이 규칙 때문에 직원 2명 구조가 강제됩니다.

이카운트 쪽 함정 (예시 연동)

웹자료올리기 미설정 항목은 조용히 사라집니다. 오류가 나지 않으므로, 등록은 성공했는데 값이 비어 있는 형태로 나타납니다. 필요한 항목이 회사마다 달라 테스트 서버 검증으로 찾아내야 합니다.
로그인 횟수 제한: 운영 서버는 10분에 1회만 로그인할 수 있습니다. 직원은 세션을 저장해 재사용합니다.
전자세금계산서는 API가 없습니다. 이 부분은 자동화되지 않으니 사람이 처리해야 합니다.
오류 205(미등록 IP): 나가는 IP가 바뀌면 발생합니다. 이카운트는 IP를 5개까지 등록할 수 있으니, 여유 슬롯에 예비 IP를 미리 넣어두면 중단 없이 넘어갑니다.

비용 메모

등록 주기를 짧게 잡을수록 자동 실행 횟수가 늘어 SU가 비례해 늘어납니다. 30분~1시간에서 시작하세요.
접수 담당과 ERP 담당 모두 기본 등급인 Standard로 시작하세요. ERP 담당이 품목 매칭에서 자꾸 헷갈린다면 그 직원만 Ultra로 올립니다. 주문을 테이블에 기록하는 차례와 테이블을 새로 설계하는 차례 모두 요금제·직원 설정에 따른 등급 규칙을 그대로 따릅니다.
공개 링크는 남이 쓰는 만큼 내 SU가 나갑니다. 링크별 일일 상한을 반드시 설정하세요.