첫 업무를 업무 절차로 저장하고 다시 쓰기

첫 직원 채용하기에서 만든 뉴스 비서 Morning Brief 를 이어서 씁니다. 이 가이드를 따라 하면 한 번 마음에 들었던 브리핑 방식을 업무 절차로 저장해 두고, 다음에는 키워드나 기간 같은 자료만 바꿔 같은 순서로 다시 맡길 수 있습니다. 약 5분 걸립니다.

업무 절차는 직원이 그 일을 무엇을 받아서, 어떤 순서로 처리하는지 정리해 둔 것입니다. 저장해 두면 매번 설명을 처음부터 다시 하지 않아도 되고, 결과가 들쭉날쭉해지는 것도 줄어듭니다. 개념은 핵심 개념에서도 볼 수 있습니다.

준비물

첫 직원 채용하기의 4단계까지 마친 직원 (예: Morning Brief)
그 직원에게서 결과를 한 번 받아 본 상태

1단계: 첫 결과 받기

직원의 기본 대화에서 평소처럼 일을 맡깁니다.


오늘 뉴스 브리핑 한 번 보여줘.

직원이 자료를 모아 정리한 결과를 내놓고 그 일을 마무리하면, 마지막 직원 메시지 바로 아래에 이런 줄이 나타납니다.

이 방식을 저장해 두면 다음에는 자료만 바꿔 같은 순서로 맡길 수 있어요.

저장 요청 초안 만들기 괜찮아요

이 줄은 웹과 최신 iOS·Android 앱에서 똑같이 뜹니다(이전 버전 앱은 모바일 앱에서 다른 점 참고). 인사나 업무 설정처럼 결과물을 내는 일이 아니었거나, 한 번으로 끝나는 잔심부름이었다면 뜨지 않습니다. 이 줄이 안 보여도 아래 업무 절차 패널에서 저장하기로 같은 일을 할 수 있습니다.

2단계: 저장 요청을 보내기

저장 요청 초안 만들기 를 누릅니다.
채팅 입력창에 이런 문장이 채워집니다. 따옴표 안은 직원이 이 일에 붙인 이름입니다.
```
"AI·반도체 뉴스 브리핑" 하는 방식을 업무 절차로 저장해 주세요.
```
입력창에 쓰던 글이 있었다면 “입력창에 쓰던 글이 있어요” 확인 창이 먼저 뜹니다. 바꾸기 를 누르면 쓰던 글이 이 초안으로 바뀝니다.
이때는 아직 아무것도 저장되지 않았습니다. 줄에도 “입력창에 저장 요청 초안을 채웠어요. 보내면 저장을 시작하고, 저장이 확인되면 여기에 표시돼요.”라고 적혀 있습니다. 문장을 원하는 대로 고쳐도 됩니다(예: “출처 링크는 꼭 넣는 순서로”).
보내기 를 누릅니다. 직원이 이번에 한 순서를 업무 절차로 정리해 저장합니다.
저장이 실제로 확인되면 같은 자리가 이렇게 바뀝니다.

“AI·반도체 뉴스 브리핑” 방식을 저장했어요

받는 것: 관심 키워드, 기간

순서: 키워드별 최근 뉴스 검색 → 중요 5건 고르기 → 한 줄 요약 → 오늘의 트렌드 한 줄

다른 자료로 다시 실행하기 자세히 보기 닫기

받는 것과 순서의 실제 내용은 직원이 정리한 대로 표시됩니다. 위 내용은 예시입니다.

괜찮아요 나 닫기 는 이 기기 화면에서만 줄을 치웁니다. 저장을 거절한 것으로 기록되지 않으니, 나중에 마음이 바뀌면 업무 절차 패널에서 언제든 저장할 수 있습니다.

3단계: 새 자료로 다시 실행하기

이번에는 키워드와 기간을 바꿔 같은 순서로 맡겨 봅니다.

다른 자료로 다시 실행하기 를 누릅니다.
입력창에 이런 문장이 채워지고, 입력창 바로 위에 “저장된 업무로 실행: AI·반도체 뉴스 브리핑” 칩이 붙습니다.
```
"AI·반도체 뉴스 브리핑" 업무를 저장된 방식대로 다시 해 주세요. 이번에 쓸 자료: 
```

문장 끝에 이번에 쓸 자료를 적습니다. 파일을 첨부해도 됩니다.


"AI·반도체 뉴스 브리핑" 업무를 저장된 방식대로 다시 해 주세요. 이번에 쓸 자료: 키워드는 2차전지·전기차, 기간은 최근 3일

보냅니다. 직원은 저장해 둔 순서를 그대로 따라 새 자료로 결과를 만듭니다.

알아 둘 점:

칩은 보내는 메시지 한 건 에만 붙습니다. 보내고 나면 칩은 사라지고, 그다음 메시지부터는 평소 대화로 돌아갑니다.
저장된 순서를 쓰고 싶지 않으면 보내기 전에 칩의 닫기 버튼으로 떼어내면 됩니다. 그러면 평범한 메시지로 나갑니다.
보낸 뒤 대화에는 칩이 남지 않습니다. 저장된 방식으로 돌았는지는 아래 4단계의 방법으로 확인합니다.
결과 아래의 저장 요약 줄은 저장 직후와 아직 한 번만 해 본 업무에만 뜹니다. 그 뒤로 다시 쓸 때는 업무 절차 패널의 다시 실행 을 쓰세요.

4단계: 결과 확인하기

채팅: 결과는 평소처럼 새 메시지로 들어옵니다. 키워드와 기간이 이번에 적은 자료로 바뀌었는지, 순서(5건, 한 줄 요약, 트렌드 한 줄)가 저장한 대로인지 봅니다.
업무 절차 패널: 이 업무의 카드에서 지금까지 몇 번 처리했는지와 단계별 순서를 볼 수 있습니다. 순서가 마음에 들지 않으면 여기서 직접 고치거나 대화로 고칠 수 있습니다. 자세한 방법은 여러 업무 동시에 진행하기의 업무 절차 패널 안내를 보세요.
실행 기록: 입력창 바로 위의 실행 기록 버튼을 누르면 이번 실행이 목록에 있고, 대화에서 보기 로 그 실행이 시작된 대화 지점으로 바로 이동할 수 있습니다.

결과가 기대와 다르면 채팅에 그대로 말하세요. 예: “요약을 두 줄로 늘려서 절차도 그렇게 고쳐줘.”

5단계: 정해진 주기로 돌리기 (선택)

자료가 매번 같다면, 저장한 업무를 예약 실행으로 걸어 둘 수 있습니다.

업무 절차 패널에서 저장된 업무를 엽니다.
이 방식 다시 쓰기 줄의 예약 실행 설정 을 누릅니다.

입력창에 이런 문장이 채워집니다. 끝에 주기를 적어 보냅니다.


"AI·반도체 뉴스 브리핑" 업무를 저장된 방식대로 정기적으로 실행하도록 예약 실행을 만들어 주세요. 주기: 평일 오전 8시

이 업무 절차에 연결된 예약 실행이 이미 있으면 버튼이 예약 실행 보기 로 바뀌고, 누르면 새로 만들지 않고 예약 실행 목록을 엽니다. 첫 직원 채용하기 3단계에서 등록한 매일 아침 예약 실행처럼 업무 절차를 저장하기 전에 만든 예약 실행은 이 업무 절차와 연결되어 있지 않을 수 있습니다. 같은 일을 두 번 돌리지 않도록, 새로 걸기 전에 자동 실행 탭에서 기존 예약 실행을 확인하세요. 예약 실행의 시각·한도 같은 자세한 내용은 예약 실행 설정하기를 참고하세요.

업무 절차 패널에서 저장하기

결과 아래 줄을 닫았거나 놓쳤다면, 직원이 익힌 일은 업무 절차 패널에 모여 있습니다.

여는 곳: 웹은 화면 오른쪽 위 ⋯ 메뉴의 업무 절차 (입력창 위 줄의 업무 절차 버튼도 같은 곳), iOS·Android 앱은 직원 화면 메뉴의 업무 절차 입니다.
아무것도 없을 때: “아직 익힌 일이 없어요. 일을 맡기고 마무리하면 여기에 쌓여요.”라는 안내와 함께 첫 업무 맡기기 예시가 보입니다. 예시를 고르면 입력창에 초안이 채워지고, 보내야 일이 시작됩니다.
아직 저장하지 않은 일: 카드의 저장 요청 초안 만들기 를 누르면 2단계와 같은 문장이 입력창에 채워지고, 카드에는 “요청 초안을 채웠어요. 채팅에서 보내야 저장이 시작돼요.”라고 표시됩니다. 보내서 저장이 확인되면 “업무 절차로 저장됐어요”와 열기 가 나타납니다.
저장된 일: 카드를 열면 위쪽에 이 방식 다시 쓰기 줄이 있습니다.
- 다시 실행: 3단계와 같은 문장이 입력창에 채워집니다.
- 예약 실행 설정 (이미 있으면 예약 실행 보기): 5단계와 같습니다.
- 두 버튼 모두 “누르면 대화 입력창에 요청이 채워져요. 보내야 실행돼요.” 누르는 것만으로는 아무것도 실행되지 않습니다.
개인 공간이라면: 저장된 업무 화면에 “회사용 배포는 동료가 양식으로 이 업무를 요청하게 할 때 필요해요. 혼자 다시 쓰는 데는 필요 없어요.”라는 안내가 보입니다. 혼자 다시 쓰는 데는 배포를 신경 쓰지 않아도 됩니다.

목적별로 고르기

하고 싶은 일	어디서	필요한 것	되는 곳
혼자 다시 쓰기: 같은 순서로 자료만 바꿔 다시 맡기기	결과 아래 줄, 업무 절차 패널	결과를 한 번 받아 본 업무	웹·iOS·Android
팀이 나눠 하는 일 저장: 팀원들이 나눠서 끝낸 일의 순서를 팀 절차로	팀 업무 목록	팀원에게 나눠 맡기고, 담당이 정해지고, 끝까지 마친 단계가 있는 업무	웹·iOS·Android
동료가 양식으로 요청 (회사용 배포): 회사 동료가 업무 포털의 양식으로 이 업무를 시키게 하기	업무 절차 패널의 배포 탭	조직 공간, 업무 포털 개통, 조직 소유자 역할	웹

그 밖에 파일을 붙여 저장된 업무를 한 번 시험해 보는 샘플로 해보기는 웹에서만 됩니다.

팀이 나눠 하는 일 저장하기

팀에게 맡긴 일은 팀장이 팀원들에게 나눠 처리합니다. 이렇게 나눠서 끝낸 일 은 팀 채팅의 팀 업무 목록 에서 팀 절차로 저장합니다.

팀 업무 목록에서 끝난 최상위 업무(처음 맡긴 일)를 찾습니다.
그 아래 팀 절차로 저장 을 누릅니다. 이 버튼은 처음 끝낸 일에서부터 보입니다. 같은 모양의 일이 여러 번 반복되면 버튼이 눈에 띄게 강조되지만, 그 전에도 누를 수 있습니다.
개인 직원과 달리 초안을 거치지 않고 누르는 즉시 저장 됩니다. “이 일의 순서를 팀 절차로 저장했어요.” 알림이 뜨고, 그 자리에 “저장했어요”와 저장된 절차 보기 가 나타납니다. 누르면 아래에서 설명하는 저장된 절차 목록으로 이동합니다.

저장한 절차는 팀 업무 목록 맨 위 저장된 절차 에 쌓이고, 실행 을 누르면 같은 순서로 바로 시작됩니다. 아직 없으면 “저장된 절차가 아직 없어요. 팀이 끝낸 분담 업무 아래 「팀 절차로 저장」을 누르면 여기서 다시 실행할 수 있어요.”라고 보입니다. 팀에 맡긴 일이 하나도 없다면 웹에서는 팀에게 첫 업무 맡기기 예시로 시작할 수 있습니다.

저장할 수 없는 업무에는 버튼이 없습니다. 아래 앞의 두 가지는 언제나 버튼 자리에 표시되고, 나머지 세 가지는 같은 모양의 일이 충분히 반복된 뒤에만 표시됩니다(혼자 끝낸 일마다 안내가 붙어 판이 어수선해지지 않도록).

“이미 팀 절차로 저장돼 있어요”
“고정된 절차라 바꿀 수 없어요”
“팀원에게 나눈 단계가 없어 팀 절차로 저장할 수 없어요”: 하위 업무로 나누지 않고 한 직원이 처음부터 끝까지 처리한 일은 팀 절차가 되지 않습니다.
“담당이 정해진 단계가 없어 저장할 수 없어요”
“끝까지 마친 단계가 없어 저장할 수 없어요”

팀 업무 목록과 저장된 절차 실행은 팀으로 일 나누기에서 더 자세히 볼 수 있습니다.

파일을 붙여 샘플로 해보기 (웹)

저장된 업무가 받는 것 (입력 항목)을 갖고 있으면, 웹의 업무 절차 패널에서 그 업무를 열고 입력 탭으로 가면 양식이 보입니다. 아직 회사용으로 배포하지 않은 업무라면 여기서 값을 채우고 샘플로 해보기 를 누를 수 있습니다.

대화로 저장한 업무는 입력 항목이 비어 있을 때가 많습니다. 저장 요청에 “입력은 매주 올리는 판매 CSV 파일 하나로”처럼 적어도 그렇습니다. 입력 탭에 “받을 항목이 아직 없어요.”가 보이면 받을 항목 정해 달라고 말하기 를 누르거나 직원에게 직접 말하세요. 직원이 확인 카드를 내밀고, 적용하면 입력 탭에 양식이 생깁니다. 직원이 적용에 실패했다고 답하면 한 번 더 요청하세요. 열려 있던 패널에 바로 보이지 않으면 새로고침하세요.

“아직 배포 전이라 확인·검수 없이 평소처럼 대화로 진행해요.”라는 안내대로, 채운 값이 바로 채팅 메시지로 보내져 이 업무의 저장된 순서대로 진행됩니다. 다른 버튼들과 달리 입력창에 초안을 채우는 단계가 없습니다.
파일 칸이 있으면 “고른 파일은 대화에 첨부해 함께 보내요.” 파일은 버튼을 누르는 순간 올라가고, 그동안 “파일 올리는 중…”이 보입니다.
올리는 도중 다른 화면이나 다른 업무로 옮기면, 이미 올린 파일은 지우고 아무것도 보내지 않습니다.
올리기에 실패하면 “파일을 올리지 못해 보내지 않았어요. 다시 시도해 주세요.”가 뜨고 메시지도 나가지 않습니다.

동료가 양식으로 요청하게 하기 (회사용 배포, 웹)

회사 동료가 이 업무를 업무 포털의 양식 으로 직접 시킬 수 있게 하려면 배포가 필요합니다. 혼자 다시 쓰거나 예약 실행을 거는 데는 배포가 필요 없습니다.

배포에는 세 가지가 필요합니다.

조직 공간: 개인 공간에서는 배포할 수 없습니다.
업무 포털 개통: 조직의 업무 포털이 열려 있어야 합니다.
조직 소유자 역할: 배포는 조직 소유자만 할 수 있습니다.

모자란 것이 있으면 업무 절차 패널의 배포 탭에 배포하려면 필요한 것 으로 이유가 나옵니다.

개인 공간일 때: 조직 공간 전환 알아보기 를 누르면 설정 > 구독 의 전환 카드로 이동합니다. 전환 방법은 운영 대행으로 맡기기의 “Pro 구독으로 직접 조직 공간으로 전환하기”를 보세요.
이미 전환했는데도 개인 공간이라고 나올 때: 그 직원이 개인 공간에 있는 것입니다. 전환 직후 새로 채용한 직원이 개인 공간에 들어가는 경우가 있습니다. 홈 화면의 직원 표에서 그 직원을 조직 칸으로 옮기면 배포할 수 있습니다.
업무 포털이 아직 열리지 않았을 때: 조직 소유자나 UpServe 담당자에게 업무 포털 개통을 요청해 주세요.
조직 소유자가 아닐 때: 소유자에게 이 업무의 배포를 요청해 주세요.

세 가지를 갖춰도 배포 탭에 먼저 해결해야 할 것 목록이 나올 수 있습니다. 대화로 저장한 업무 절차는 입력 항목, 단계 사이 연결, 단계별 결과물 같은 게시용 정보가 빠져 있는 경우가 많기 때문입니다. 목록을 보고 직원에게 “배포할 수 있게 먼저 해결해야 할 것을 고쳐줘”라고 말하면 직원이 절차를 고치고, 목록이 비면 배포하기 가 켜집니다.

배포된 양식으로 시키기

배포된 업무는 입력 탭의 양식이 이 양식으로 시키기 로 바뀝니다.

값을 채우고 시키기 를 누르면 “접수했어요.”가 뜹니다.
결과가 어디로 가는지 함께 안내됩니다. 전달할 곳이 정해져 있으면 “결과는 (전달할 곳)(으)로 전달돼요.”, 없으면 “따로 전달하지 않아요. 결과는 아래 최근 실행에서 열어 볼 수 있어요.”
아래 최근 실행 목록은 실행이 진행 중인 동안 저절로 새로 고쳐집니다. 한동안 지나면 “자동으로 새로 고치는 것을 멈췄어요.”와 함께 새로 고침 버튼이 나옵니다.
실행마다 상태에 맞는 링크가 붙습니다: 결과 보기, 확정하러 가기, 실패 원인 보기, 진행 보기. 이메일·Slack 같은 전달 통로별로 보냄·보내는 중·보내지 못함 같은 상태도 함께 보입니다.

모바일 앱에서 다른 점

같은 것: 결과 아래 저장 줄, 업무 절차 패널(저장 요청 초안, 다시 실행, 예약 실행 설정), 팀 절차 저장과 저장된 절차 실행은 최신 iOS·Android 앱에서도 웹과 똑같이 됩니다.
이전 버전 앱: 결과 아래 저장 줄과 저장된 업무로 실행 칩이 없고, 업무 절차 화면에 이 방식 다시 쓰기 줄이 없으며, 팀 절차로 저장 은 같은 모양의 일이 여러 번 반복된 뒤에만 보입니다. 앱을 최신 버전으로 업데이트하거나 웹에서 진행하세요.
웹에서만 되는 것: 회사용 배포, 배포된 양식으로 시키기, 샘플로 해보기, 팀 업무 목록이 비었을 때의 팀에게 첫 업무 맡기기 예시. 앱의 업무 절차 화면에는 배포하려면 필요한 것 이 같은 문장으로 보이지만, 개인 공간에서 조직 공간으로 전환하는 일은 앱 밖(웹)에서 진행합니다.
결과 아래 줄의 자세히 보기: 웹은 업무 절차 패널을 열고, 앱은 그 업무의 상세 화면을 바로 엽니다.
저장된 업무로 실행 칩: 앱을 완전히 종료했다가 다시 열면 칩이 사라질 수 있습니다(Android). 그때는 다른 자료로 다시 실행하기 나 다시 실행 을 다시 눌러 칩을 붙인 뒤 보내세요.

고급 (Advanced)

아래 내용은 일반 사용자에게 필요하지 않습니다. 저장 줄이 왜 뜨거나 안 뜨는지 궁금할 때만 참고하세요.

결과 아래 저장 줄이 뜨는 조건

직원이 결과를 내고 그 일을 마무리했을 때만 뜹니다. 화면의 말투로 결과인지 추측하지 않고, 직원이 그 일을 “전달 완료”로 닫았는지를 봅니다. 인사, 착수 안내, 자료 요청만 한 턴, 업무 설정, 한 번으로 끝나는 잔심부름에는 뜨지 않습니다.
개인 직원의 기본 대화에만 붙습니다. 업무 공간, 팀 채팅, 매니저 대화에는 뜨지 않습니다.
마무리한 지 24시간 이 지나면 사라집니다.
그 업무의 직전 결과를 👎(고쳐야 함)로 채점했다면 뜨지 않습니다. 그 뒤에 나온 결과에 👍를 주면 다시 권합니다. 채점하지 않은 결과만으로는 다시 뜨지 않습니다.
링 게이지 목록에서 “이건 아니에요” 라고 답한 업무는 이 줄에도, 링에도 다시 나오지 않습니다. 이것은 서버에 남는 결정입니다.
괜찮아요·닫기 는 이 기기(웹은 이 브라우저)에만 기록됩니다. 다른 기기에서는 다시 보일 수 있고, 저장 거절로 취급되지 않습니다.

저장됐는지는 무엇으로 판단하나요

버튼을 누르거나 초안을 채우거나 메시지를 보낸 것만으로는 “저장했어요”가 뜨지 않습니다. 직원이 실제로 업무 절차를 저장해 목록에 나타난 뒤에만 저장 완료 상태로 바뀝니다.
저장 요약(받는 것·순서)은 저장된 업무 절차의 입력 항목과 단계 제목에서 가져옵니다. 입력 항목이 따로 없으면 직원이 정리한 준비 자료 이름을 씁니다.
결과 아래 저장 요약과 다른 자료로 다시 실행하기 는 방금 이 줄로 저장한 업무이거나, 저장한 뒤 아직 한 번만 처리한 업무에만 뜹니다. 처리 횟수는 서버 기록을 따르므로 어느 기기에서 봐도 같은 판단이 나옵니다.

다시 실행이 저장된 절차를 쓰는 방식

“저장된 업무로 실행” 칩은 다음에 보내는 메시지 한 건 을 그 업무 절차에 묶습니다. 문장 내용으로 어느 업무인지 추측하지 않고, 메시지와 함께 어느 업무 절차인지를 따로 보냅니다.
보내는 순간 서버가 그 업무가 지금도 이 직원의 저장된 업무 절차인지 다시 확인합니다. 그 사이 지워졌거나 저장되지 않은 업무라면 조용히 무시하고 평범한 메시지로 처리합니다.
웹에서는 칩이 새로고침해도 입력창 초안과 함께 남지만, 로그아웃하거나 다른 계정으로 바꾸면 사라집니다.
샘플로 해보기 도 같은 방식으로 그 업무 절차에 묶여 보내집니다.

팀 절차 저장 조건

최상위 업무가 끝났고, 그 아래 팀원에게 나눈 하위 업무가 있고, 그중 담당이 정해진 것 과 끝까지 마친 것 이 있어야 저장됩니다.
이미 같은 유형의 팀 절차가 있거나 고정된 절차면 저장되지 않습니다.
같은 모양의 업무가 최근 여러 번 들어오면 “최근 같은 모양의 업무가 N번 있었어요” 힌트와 함께 버튼이 강조될 뿐, 저장 가능 여부는 위 조건만으로 정해집니다.